Nach § 147 AO gelten je nach Unterlagenart unterschiedliche Fristen. Buchungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre, Bücher und bestimmte Abschlussunterlagen zehn Jahre und Handels- oder Geschäftsbriefe sechs Jahre aufbewahrt. Sondervorschriften und eine fortbestehende steuerliche Bedeutung können eine längere Aufbewahrung erfordern.
Wann beginnt die Frist?
Der Beginn richtet sich nach der Unterlagenart und dem jeweiligen Ereignis. Bei Buchungsbelegen ist grundsätzlich der Schluss des Kalenderjahres maßgeblich, in dem sie entstanden sind; bei Büchern etwa die letzte Eintragung. Eine Rechnung aus 2026 führt im üblichen Achtjahresfall bis Ende 2034.
Nicht automatisch nach Datum löschen
Vor einer Löschung müssen laufende Prüfungen, offene Sachverhalte, weitere Rechtsgrundlagen und branchenspezifische Regeln berücksichtigt werden. Ein Fristablauf allein ist kein automatischer Löschauftrag.
Papier nach dem Scan vernichten?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Scanverfahren, Dokumentationspflichten, Beweiswert und Unterlagen, die im Original gebraucht werden, sind zu prüfen. Stimme ein Verfahren vor der Vernichtung mit deiner fachlichen Beratung ab.
Die Ablage im Alltag
Unterlagen am Vorgang auffindbar führen und Originaldateien erhalten. Berechtigungen, Änderungsnachweise, Export und Wiederherstellung gehören zur Organisation. Eine Softwarebezeichnung allein garantiert keine ordnungsgemäße Aufbewahrung.
