Im inländischen B2B müssen Unternehmen seit 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangskanal aus; die Bearbeitung endet aber nicht mit dem Eingang der Datei.
Was wird geprüft?
Stimmen Lieferant, Rechnungsempfänger, Leistung, Menge und Betrag mit dem Vorgang überein? Eine technisch valide Datei kann inhaltlich trotzdem falsch sein. Auch doppelte Rechnungen und unklare Auftragsbezüge brauchen Aufmerksamkeit.
XML ist kein Ausdruck
Eine XRechnung enthält strukturierte Daten. Bei ZUGFeRD sind diese in einem PDF eingebettet. Für die Aufbewahrung ist der strukturierte Teil maßgeblich; ein Ausdruck oder nachträglich erzeugtes PDF ersetzt ihn nicht.
Wie lange aufbewahren?
Rechnungen werden grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt. Fristbeginn, steuerliche Bedeutung und mögliche Verlängerungen müssen berücksichtigt werden. Die Datei soll während der ganzen Frist lesbar und auswertbar bleiben.
Im Betriebs-OS
Buzzard liest eingehende Rechnungsdaten ein und verbindet sie mit Lieferant und Vorgang. Dein Büro kontrolliert Angaben und Zuordnung; die Archiv- und Exportorganisation wird mit den betrieblichen Anforderungen abgestimmt.
